Digitalización de Flujos de Trabajo en la Manufactura de Productos de Cuidado Personal

En el altamente competitivo sector de productos de cuidado personal, la eficiencia, la calidad y el cumplimiento normativo son pilares esenciales para el éxito sostenible. La gestión manual de flujos de trabajo, arraigada en documentos en papel y sistemas aislados, impone limitaciones significativas a la capacidad de las empresas para innovar, responder a la demanda del mercado y garantizar la seguridad del consumidor.

La digitalización de flujos de trabajo en la manufactura se presenta como una estrategia indispensable para optimizar procesos, mejorar la trazabilidad y asegurar la calidad en cada etapa de la producción.

Desafíos de la manufactura tradicional por la falta de automatización de tareas

Las empresas de cuidado personal manejan una intrincada red de procesos, desde la formulación precisa de productos hasta el embalaje estético y la distribución eficiente. La dependencia de flujos de trabajo manuales y documentos en papel introduce desafíos críticos:

• Trazabilidad y auditoría limitadas: La dificultad para rastrear lotes de producción y realizar auditorías precisas aumenta el riesgo de no conformidades y retiradas de productos.
• Propensión a errores humanos: La intervención manual en la formulación, etiquetado y embalaje aumenta el riesgo de errores costosos y potencialmente perjudiciales.
• Ineficiencia en el mantenimiento preventivo y correctivo: Los retrasos en el mantenimiento de equipos pueden llevar a paradas no planificadas y pérdida de productividad.
• Cumplimiento normativo exigente: El cumplimiento de normativas como GMP (Buenas Prácticas de Manufactura) y regulaciones específicas del sector exige una documentación exhaustiva y precisa.
• Escasez de datos en tiempo real: La falta de visibilidad operativa dificulta la toma de decisiones informadas y la respuesta ágil a cambios en la demanda.
• Desperdicio de materiales: El no tener información al momento, genera que se comentan errores en la cantidad de producto creado, o en la mezcla de este.
• Incremento en el tiempo de respuesta a quejas de clientes: Al no tener toda la información a la mano, se dificulta el poder dar respuesta de forma rápida a un cliente.

La digitalización de flujos de trabajo para mejora la eficiencia, reducir costos y asegurar el cumplimiento

La digitalización de flujos de trabajo en la manufactura ofrece una solución integral para superar estos desafíos, automatizando y optimizando procesos, integrando personas, sistemas y datos en una plataforma centralizada y accesible.

Componentes clave de una Solución de Digital Workflow Robusta

• Modelado de Flujos de Trabajo Personalizados: Diseño intuitivo de flujos de trabajo adaptados a procesos específicos como formulación, control de calidad, mantenimiento y cumplimiento normativo. Este modelamiento debe contemplar, el poder generar alertas automáticas a los responsables de cada área.
• Ejecución y Seguimiento en Tiempo Real: Asignación automática de tareas, seguimiento del progreso en tiempo real y captura precisa de datos en cada etapa del proceso. Este seguimiento, debe poder consultarse desde dispositivos móviles, de manera remota.
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• Integración Seamless de Sistemas Empresariales: Conexión fluida con sistemas MES, ERP, IoT y otras aplicaciones para una visión unificada de las operaciones. Esta integración debe contemplar, el poder jalar información de sistemas legados, y mostrarlos dentro de la plataforma digitalizadora.
• Plataforma Colaborativa y Comunicativa: Facilitación de la comunicación y colaboración entre equipos, departamentos y socios, eliminando barreras y fomentando la transparencia. Estas plataformas, deben contener chat, y foros donde poder dar seguimiento a problemas, y soluciones.
• Analítica Avanzada y Generación de Informes: Herramientas para el análisis de datos, generación de informes personalizados y visualización de KPIs para la toma de decisiones estratégicas.

Ejemplos de aplicación específicos para el sector de productos de cuidado personal

Formulación de Productos Avanzada

Digitalización completa del proceso de formulación, desde la selección de ingredientes hasta la documentación de especificaciones y la gestión de normativas.Se automatiza la verificación del cumplimiento de regulaciones específicas de ingredientes y la generación de hojas de datos de seguridad (SDS).

Por ejemplo: imagina que un formulador está desarrollando una nueva crema hidratante. Al ingresar los ingredientes en el sistema, la plataforma verifica automáticamente si cada ingrediente cumple con las regulaciones de la FDA o la Agencia Europea de Química (ECHA), dependiendo del mercado objetivo. Si un ingrediente está restringido o tiene límites de concentración, el sistema alerta al formulador en tiempo real.
Una vez que la fórmula está completa, el sistema genera automáticamente la hoja de datos de seguridad en varios idiomas, extrayendo información de una base de datos de ingredientes. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores en la documentación.

Con este sistema de gestión de flujos de trabajo en lugar de almacenar fórmulas en archivos de papel o hojas de cálculo dispersas, la plataforma centraliza toda la información de formulación, incluyendo versiones anteriores, notas de desarrollo y datos de pruebas. Esto facilita la colaboración entre formuladores y garantiza la trazabilidad.
La plataforma puede integrar herramientas de simulación que permiten predecir cómo interactuarán los ingredientes en una fórmula, lo que ayuda a optimizar la estabilidad y la eficacia del producto. 

Al digitalizar los procesos, se facilita el que se automaticen los pedidos de materia prima, y que se dé aviso a los proveedores, en caso de haber un lote de materia prima, que no cumpla con los estándares.

Control de Calidad Automatizado

Implementación de inspecciones de calidad automatizadas, generación de informes en tiempo real y gestión eficiente de no conformidades. Se integra la captura de datos de instrumentos de medición y se generan alertas automáticas en caso de desviaciones.

Un caso particular que puede ejemplificar el control de calidad automatizado es el de la fabricación de lociones corporales. Imagina una línea de producción donde la viscosidad y el pH de cada lote deben mantenerse dentro de rangos estrictos para garantizar la calidad del producto.

En un sistema automatizado, sensores en línea miden continuamente estos parámetros y transmiten los datos a la plataforma de control de calidad. Si la viscosidad de un lote comienza a desviarse del rango aceptable, por ejemplo, superando los 5000 centipoises cuando el rango óptimo es de 4500 a 4900, el sistema genera automáticamente una alerta para el operario. Simultáneamente, la plataforma registra la desviación y pausa la línea de producción.

Adicionalmente, el sistema notifica al responsable de calidad, y en caso de identificar que el problema se debe a la bomba dosificadora de un ingrediente especifico, se genera una orden de trabajo automática, para que el personal de mantenimiento, solucione el problema. 
Todos los datos capturados se almacenan en un registro digital, permitiendo un seguimiento detallado de cada lote y facilitando la generación de informes de calidad y auditorías.

Mantenimiento Predictivo y Proactivo

Digitalización de órdenes de trabajo, implementación de mantenimiento predictivo basado en datos de sensores IoT y gestión integral de activos. Se programan automáticamente tareas de mantenimiento preventivo y se optimiza la gestión de repuestos.
por ejemplo, en una línea de llenado de champú donde una bomba dosificadora es crítica para mantener la consistencia del producto. En un sistema de mantenimiento predictivo, sensores IoT monitorean continuamente la vibración y la temperatura de la bomba. Si los datos indican un aumento gradual en la vibración, lo que sugiere un posible desequilibrio o desgaste, el sistema genera automáticamente una orden de trabajo para inspeccionar la bomba antes de que falle por completo.

Además, el sistema analiza el historial de mantenimiento y los datos de rendimiento para predecir la vida útil restante de los componentes clave. Si se estima que un rodamiento necesita reemplazo en las próximas dos semanas, el sistema ordena automáticamente la pieza de repuesto y programa la tarea de reemplazo durante un tiempo de inactividad planificado.

Simultáneamente, el software de gestión de activos actualiza el inventario de repuestos y notifica al personal de mantenimiento sobre la próxima tarea. El operario asignado recibe la orden de trabajo en su tablet, que incluye instrucciones detalladas, diagramas y un historial de mantenimiento de la bomba. Después de completar la tarea, el operario actualiza el estado en la tablet, registrando los datos de mantenimiento y cualquier observación relevante. Esta información se almacena en una base de datos centralizada, permitiendo un análisis continuo y la optimización de las estrategias de mantenimiento preventivo.

Cumplimiento Normativo Simplificado

Automatización de registros, generación de informes para auditorías y cumplimiento de regulaciones como GMP, FDA y ISO 22716. Se generan registros electrónicos inalterables y se automatiza la generación de informes de cumplimiento.

Gestión de Lotes y Trazabilidad Extrema

Seguimiento en tiempo real de lotes de producción, desde la recepción de materias primas hasta el embalaje y la distribución. Se implementa un sistema de trazabilidad que permite rastrear cada lote de producto hasta su origen y destino.
Recientemente una empresa de cosméticos sufrió un incidente de retirada de producto debido a la contaminación de un lote de crema facial. Sin un sistema de trazabilidad digital, la empresa habría enfrentado una ardua tarea para identificar y retirar los productos afectados. Sin embargo, al tener implementado un sistema de gestión de lotes y trazabilidad extrema, la empresa pudo rastrear rápidamente cada lote de producto desde su origen hasta los puntos de venta.

El sistema reveló que la contaminación se originó en un lote específico de aceite de almendras, que se utilizó en la fabricación de varios lotes de crema. Con esta información, la empresa pudo retirar selectivamente los productos afectados, minimizando el impacto en su reputación y finanzas. Además, el sistema generó un informe detallado de la cadena de suministro, permitiendo a la empresa identificar al proveedor del aceite de almendras contaminado y tomar medidas para prevenir futuros incidentes. 

El uso de códigos de barras, QR y RFID en cada etapa, desde la recepción de materias primas hasta el embalaje final, permitió una captura de datos precisa y en tiempo real, facilitando la investigación y la respuesta rápida.

Captura de datos de clientes

Se agrega un proceso para la captura de información de los clientes, y con esa información generar productos personalizados, y hacer seguimiento de los resultados de cada producto personalizado.

Beneficios de la Digitalización de Flujos de Trabajo

• Reducción Significativa de Errores: Automatización de tareas críticas y validación de datos en tiempo real, reduciendo errores.
• Aumento Exponencial de la Eficiencia: Optimización de procesos y reducción de tiempos de ciclo.
• Mejora Drástica de la Trazabilidad: Registro detallado de actividades y datos para auditorías y cumplimiento, reduciendo el tiempo de auditoría.
• Visibilidad Operativa Integral: Datos en tiempo real para la toma de decisiones informadas, mejorando la respuesta a cambios en la demanda.
• Integración y Consolidación de Sistemas: Conexión fluida con MES, ERP, IoT y otros sistemas, eliminando silos de información y mejorando la colaboración.
• Movilidad y Flexibilidad Mejoradas: Acceso a información y ejecución de tareas desde dispositivos móviles, aumentando la productividad.
• Reducción de paros no planeados.
• Reducción del desperdicio de materia prima.
• Aumento en la rapidez de respuesta a quejas de clientes.

Un Futuro Digital para la Manufactura de Cuidado Personal

La digitalización de flujos de trabajo en la manufactura se ha convertido en una estrategia indispensable para las empresas de cuidado personal que buscan optimizar sus operaciones, mejorar la calidad y garantizar el cumplimiento normativo en un mercado cada vez más exigente.

Para las empresas en México que buscan liderar la transformación digital, es crucial contar con un socio experto. MES Automation, como integrador líder de AVEVA Work Tasks en México, ofrece la experiencia y el conocimiento especializado para implementar soluciones avanzadas que permiten a las empresas transformar sus procesos, impulsar la innovación, alcanzar niveles superiores de eficiencia y competitividad.

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Publicado originalmente el 12 marzo 2025, actualizado el 25 marzo 2025